INTEGRITETSPOLICY FÖR ADVISORGRUPPEN I JÖNKÖPING AB
(EXTERN)
Denna policy tillämpas för behandling (insamling, lagring, överföring m.m.) av personuppgifter som förekommer i den verksamhet som bedrivs av Advisorgruppen i Jönköping AB, (nedan även ”Bolaget”). Bolaget behandlar personuppgifter endast i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning för att skydda den personliga integriteten.
Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras genom exempelvis användarnamn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift, onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.
Behandling av personuppgifter
Bolaget är transparent med hur och varför personuppgifter samlas in och behandlas. Med behandling avses all befattning med personuppgifter såsom insamling, lagring och användning.
Bolaget behandlar i huvudsak följande personuppgifter:
Bolaget behandlar inga känsliga personuppgifter (särskilda kategorier av personuppgifter enligt Artikel 9 GDPR).
Insamling av personuppgifter
Bolaget samlar i första hand in personuppgifter direkt från den registrerade genom personligt möte, e-post- och telefonkontakt, eller via webbplats och sociala medier.
Bolaget samlar i vissa fall in uppgifter från annan än den registrerade, exempelvis från allmänt tillgängliga källor och från tredje part i form av kontaktlistor eller uppgifter från kreditupplysningsföretag. När Bolaget samlar in uppgifter från annan än den registrerade underrättas den registrerade om behandlingen så snart som möjligt och senast inom en månad från det att uppgifterna samlades in.
Ändamålen med behandlingen
Bolaget behandlar enbart uppgifter för det ändamål uppgiften har samlats in enligt nedan:
Ingå och upprätthålla avtalsrelationer
Bolaget behandlar personuppgifter i samband med förberedelse för avtal (potentiella kunder, leverantörer eller samarbetspartners) samt för administration och fullgörelse av ingångna avtal (nuvarande och tidigare kunder, leverantörer eller samarbetspartners).
Personuppgifter om kunder som är privatpersoner behandlas för att uppfylla Bolaget skyldigheter enligt avtalet med den registrerade såsom hantering av betalning, leverans och hantering av reklamations- och garantiärenden.
Personuppgifter om affärskontakter registreras för att upprätthålla en kontaktlista. Behandlingen sker på grundval av Bolaget legitima intresse av att upprätthålla affärsrelationer och för att kommunicera med de registrerade. Bolaget bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger de registrerades intresse av skydd för sin personliga integritet. Personuppgifterna kommer att behandlas enbart för det avsedda ändamålet och endast så länge som den registrerade är en affärskontakt till Bolaget.
Behandling av personuppgifterna är nödvändiga för att Bolaget ska kunna lämna anbud och fullgöra åtaganden enligt avtal.
Uppgifter om tidigare kunder gallras enligt Bolaget rutiner.
Rekrytering
Bolaget behandlar personuppgifter som inhämtas i samband med rekryteringsförfaranden..
Det kan förekomma att personuppgifter behandlas i datasystem hos Bolaget närstående företag och organisationer med vilka Bolaget samarbetar med vid rekryteringsprocessen. Personuppgifterna kommer att bevaras av Bolaget och dess samarbetspartners under den tid det är nödvändigt med hänsyn till för att genomföra rekryteringsförfarandet.
Vid rekryteringsförfaranden ges sökande möjlighet att samtycka till att Bolaget bevarar personuppgifter inför kommande rekryteringsbehov. Den sökande kan när som helt återkalla ett sådant samtycke. När den registrerade inte längre samtycker till att Bolaget behandlar personuppgifterna inför kommande rekryteringsförfaranden raderas uppgifterna.
Marknadsföring
Bolaget behandlar e-postadresser för att genomföra direktmarknadsföring av bolagets produkter. Uppgifterna behandlas på grundval av Bolaget legitima intresse av att upprätthålla en kontaktlista, upprätthålla affärskontakter och för att kommunicera med den registrerade som en affärskontakt. Bolaget bedömer som utgångspunkt att dessa legitima intressen överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas.
Utveckling och förbättring av Bolaget produkter
Bolaget behandlar korrespondens och feedback rörande bolagets produkter och leverans. Uppgifterna behandlas på grundval av Bolaget legitima intresse av att kunna utveckla och förbättra bolagets produkter och system samt för statistikändamål och kvalitetsarbete. Bolaget bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas.
Gallring av personuppgifter
Personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet med behandlingen. Bolaget gallrar personuppgifter löpande när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Som utgångspunkt innebär detta att personuppgifter endast bevaras till dess att Bolaget och den registrerades samtliga mellanhavanden är slutligt reglerade.
Överlämning av personuppgifter
Bolaget kan komma att dela personuppgifter med Bolaget personuppgiftsbiträden. Bolaget personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter för Bolaget räkning och enligt Bolaget instruktioner. Bolaget har personuppgiftsbiträden som hanterar transporter och leveranser, marknadsföring och IT-tjänster.
Bolaget har skriftliga avtal med bolagets personuppgiftsbiträden. Enligt dessa avtal garanteras säkerheten för de personuppgifter som behandlas och personuppgiftsbiträdet åtar sig att följa Bolaget säkerhetskrav och krav rörande internationell överföring av personuppgifter.
Bolaget kan komma att dela personuppgifter med entreprenörer, underleverantörer och återförsäljare för administrativa ändamål avseende kunder och kontaktpersoner samt för direktmarknadsföring av Bolaget produkter. Om sådan delning sker är bolagen som tar emot uppgifterna personuppgiftsansvariga för personuppgifterna.
Bolaget säljer aldrig några personuppgifter till någon annan för direktmarknadsföringsändamål eller liknande. I övrigt lämnar Bolaget endast ut uppgifter om tvingande lag så kräver eller om en begäran/föreläggande från en behörig domstol eller myndighet kräver det eller om den registrerade samtyckt därtill.
Rättigheter
Den registrerade har rätt att, enligt tillämplig personuppgiftslagstiftning, efterfråga ett s.k. registerutdrag med information om vilka personuppgifter som Bolaget behandlar avseende den enskilde. Begäran enligt detta stycke måste göras skriftligen och undertecknas av den enskilde personligen, till undvikande av obehörig åtkomst av personuppgifter.
Den registrerade har dessutom rätt att, när som helst, begära att Bolaget rättar, blockerar eller raderar den enskildes personuppgifter. För det fall Bolaget är skyldigt enligt lag att fortsätta med lagring av personuppgifterna, kan uppgifterna enbart blockeras.
Den registrerade har när som helt rätt att avregistrera sig från vårt nyhetsbrev eller utskick av direktmarknadsföring. Detta kan ske genom en länk i utskicket eller genom att kontakta Bolaget kundtjänst. Bolaget kommer i så fall att sluta behandla den registrerades personuppgifter för detta ändamål.
Informationssäkerhet och åtgärder
Bolaget vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning, denna policy samt för att personuppgifterna inte ska förloras, eller bli tillgängliga för obehöriga.
Ansvar för personuppgifter
Bolaget är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av personuppgifter som sker för Bolaget räkning. Vid eventuella frågor, synpunkter och klagomål rörande Bolaget hantering av personuppgifter kontakta oss: emelie.wannero@advisorgruppen.se
Tillsynsmyndighet – Datainspektionen
Om du anser att Bolaget bryter mot gällande personuppgiftslagstiftning har du möjlighet att vända dig till Datainspektionen. På Datainspektionens hemsida finns ytterligare information om hur du går tillväga.
Denna policy uppdaterades den 22 oktober 2020